Menjadi sukses di dunia saat ini banyak hubungannya dengan menemukan solusi otomatis yang andal yang akan mempercepat alur kerja Anda dan membuat pekerjaan Anda lebih mudah. Jika Anda bekerja di telesales, retail atau sektor serupa, kemungkinan besar Anda menerima banyak lampiran email dengan pesanan dan tanda terima yang harus dicetak. Tetapi jika Anda harus sering mencetak barang, itu bisa dengan cepat menjadi pekerjaan penuh waktu. Dalam situasi seperti ini, mengotomatiskan pencetakan lampiran email Anda pasti akan menghemat banyak waktu Anda.
Namun perlu diingat bahwa proses otomatisasi ini tidak dapat dilakukan melalui aplikasi web seperti Gmail.com atau Outlook.com. Sejauh ini, hanya klien email yang mampu mencapai fungsi ini. Chrome dan Firefox memiliki sejumlah ekstensi / add-on yang akan membuat pencetakan lampiran email lebih mudah dan lebih cepat, tetapi mereka tidak mampu mengotomatiskan seluruh proses.
Menggunakan klien email untuk mencetak lampiran email secara otomatis
Menggunakan klien email seperti Outlook atau Thunderbird membuka jalan baru untuk mengotomatiskan kemungkinan. Dengan ekstensi, add-in, dan / atau skrip yang tepat, Anda dapat mengkonfigurasi klien email Anda untuk mencetak antrian apa pun, termasuk Kotak Masuk Anda. Anda kemudian dapat menetapkan aturan khusus untuk mencetak email diikuti dengan lampiran, atau mencetak lampiran secara eksklusif. Anda bisa mendapatkan yang lebih spesifik dengan mengkonfigurasi klien email Anda untuk mencetak berdasarkan pengirim atau berdasarkan jenis file lampiran.
Catatan: Penyedia email Anda tidak penting. Selama Anda menggunakan klien email khusus seperti Outlook atau Thunderbird, ini akan bekerja dengan penyedia email apa pun (Gmail, Hotmail, Yahoo, dll.) Jika mereka dikonfigurasi dengan benar.
Jika Anda menggunakan Outlook, ada banyak add-in berbayar yang memungkinkan Anda melakukan ini dengan mudah. Berikut beberapa contoh yang bagus:
- Addins Office
- EZDetach
- Cetak Otomatis
- Alat Cetak untuk Outlook
Catatan: Semua add-in di atas akan berharga lebih dari $ 20, tetapi kebanyakan dari mereka akan menawarkan masa percobaan.
Jika Anda tidak ingin menghabiskan uang, ada alternatif gratis untuk mengotomatiskan pencetakan lampiran email Anda. Namun perlu diingat bahwa Anda harus meluangkan waktu untuk menyesuaikan klien email Anda. Jika Anda memutuskan untuk mengambil rute ini, izinkan kami untuk mempermudah pekerjaan Anda. Kami telah menyertakan tiga metode langkah demi langkah yang akan membantu Anda mencapai fungsi ini dengan akun email Anda.
Solusi paling elegan yang secara otomatis akan mencetak email dan lampiran email adalah dengan menggunakan perangkat lunak khusus. Tetapi mengonfigurasi pengelola email eksternal untuk mengotomatiskan proses ini pada akhirnya akan mengharuskan Anda mengeluarkan sejumlah uang. Ikuti Metode 1 untuk mengkonfigurasi Pengelola Email Otomatis 6 untuk mencetak lampiran email dan email Anda. Mereka menawarkan masa percobaan 30 hari, jadi Anda akan dapat mencobanya secara gratis sebelum mengeluarkan uang.
Metode kedua ( Metode 2 ) menyiratkan penambahan skrip VBA dan aturan ke Outlook. Meskipun Anda harus cukup teknis, ini adalah panduan paling efisien dari keduanya. Jika Anda tidak terlalu menyukai Outlook, Anda dapat menggunakan cara lain ( Metode 3 ) dan menggunakan Thunderbird bersama dengan dua ekstensi untuk mencetak email Anda secara otomatis.
Saat Anda siap untuk memulai, ikuti salah satu metode di bawah ini untuk mengotomatiskan pencetakan lampiran email Anda. Mari kita mulai.
Metode 1: Menggunakan Pengelola Email Otomatis 6 untuk mencetak lampiran email
Jika Anda tidak menggunakan klien email khusus seperti Outlook atau Thunderbird, maka mengonfigurasi pengelola email eksternal adalah solusi yang paling andal. Automatic Email Manager 6 akan memungkinkan Anda untuk menghubungkan kotak email apa pun termasuk POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, dan daftarnya terus berlanjut.
Perangkat lunak ini akan memungkinkan Anda untuk menentukan tindakan tertentu menggunakan sistem aturan yang intuitif. Ini akan memungkinkan Anda untuk mencetak dari pengirim tertentu atau hanya mencetak lampiran dari email. Ikuti panduan di bawah ini untuk menginstal dan mengkonfigurasi Pengelola Email Otomatis 6 untuk mencetak email dan lampiran email secara otomatis:
- Unduh penginstal dari situs web resmi. Jika Anda ingin mengujinya terlebih dahulu, klik Unduh Demo.
- Buka Pengelola Email Otomatis dan ikuti petunjuk di layar untuk menginstalnya di sistem Anda.
- Mulai aplikasi dan masukkan nama yang akan digunakan untuk referensi akun Anda. Kemudian, pilih Email dengan alamat ini dan masukkan email Anda dari tempat Anda ingin mencetak email. Terakhir, tekan Next untuk melanjutkan.
- Pilih jenis email Anda dari daftar. Jika penyedia email Anda tidak ada dalam daftar yang ditentukan sebelumnya, pilih opsi penyedia email yang telah ditentukan dan cari konfigurasi email Anda. Tekan Berikutnya untuk melangkah lebih jauh.
- Di jendela berikutnya, mulailah dengan memeriksa apakah alamat server email Anda sudah benar. Jika ya, masukkan email dan kata sandi Anda ke dalam kotak di bawah ini. Kemudian, klik Uji koneksi untuk memastikan konfigurasi Anda berfungsi. Terakhir, tekan Next .
- Atur interval pengecekan akun Anda sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda juga dapat mengkonfigurasinya untuk hanya memeriksa selama hari kerja Anda dengan mengklik Penjadwal Lanjutan . Tekan Berikutnya untuk maju.
- Selanjutnya, klik Tambahkan tindakan. Pilih Cetak lampiran atau Cetak badan email , tergantung pada apa yang Anda butuhkan. Tekan Berikutnya dan pilih printer yang ingin Anda gunakan.
- Anda kemudian akan memiliki opsi untuk menerapkan filter tertentu dengan memilih Tidak . Jika Anda ingin operasi diterapkan setiap saat, pilih Ya . Terakhir, tekan Ok untuk mengonfirmasi tindakan yang baru saja Anda buat.
Catatan: Jika Anda ingin perangkat lunak mencetak badan email dan lampirannya, lanjutkan dan buat tindakan kedua dengan skenario lain. Misalnya, jika tindakan pertama Anda tentang mencetak lampiran, buat yang kedua yang akan mencetak badan email.
Setelah Anda menekan OK , pengelola email otomatis akan mulai memeriksa kotak masuk Anda dan mencetak apa pun yang memenuhi kriteria yang Anda tetapkan sebelumnya.
Metode 2: Menggunakan Outlook untuk Mencetak Lampiran Email Secara Otomatis
Outlook adalah klien email paling populer, jadi jika pekerjaan Anda berkisar pada akun email Anda, kemungkinan Anda sudah menggunakannya. Outlook sangat dapat dikonfigurasi dan memungkinkan Anda untuk mencetak lampiran email masuk.
Untuk melakukan ini, kami akan membuat skrip VBA di Outlook dan kemudian menggunakannya dengan aturan Outlook. Berikut panduan lengkap dari keseluruhan proses:
Catatan: Langkah-langkah berikut dikonfirmasi untuk bekerja di Outlook 2016. Meskipun kami belum menguji dengan versi yang lebih lama, skrip di bawah ini secara teoritis akan berfungsi dengan semua versi Outlook kembali ke Outlook 2010.
Membuat aturan + skrip VBA untuk mencetak lampiran email secara otomatis di Outlook
- Buka Outlook dan akses tab Pengembang dari bilah alat Anda, lalu klik tombol Visual Basic .
Catatan: Jika Anda tidak melihat tab Pengembang, buka File dan klik Opsi. Dari sana, klik tab Kustomisasi Pita dan centang kotak di samping Pengembang . Tekan Ok untuk mengonfirmasi. Sekarang, tab Pengembang akan terlihat di pita di bagian atas layar.
- Setelah jendela Microsoft Visual Basic for Applications aktif, perluas pohon Project1 (di sebelah kiri). Kemudian, klik dua kali pada ThisOutlookSession .
- Sekarang tempel kode skrip berikut ke jendela Project1 (di sebelah kanan): Sub LSPrint (Item As Outlook.MailItem)
Pada Kesalahan GoTo OError'Detects folder Sementara
Redupkan oFS Sebagai FileSystemObject
Redupkan sTempFolder Sebagai String
Setel oFS = FileSystemObject Baru
'Lokasi Folder Sementara
sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) 'Membuat folder Temp khusus
cTmpFld = sTempFolder & “\ OETMP” & Format (Sekarang, “yyyymmddhhmmss”)
MkDir (cTmpFld) 'Menyimpan & mencetak lampiran
Hilang Sebagai Lampiran
Untuk Setiap oAtt In Item.Attachments
FileName = oAtt.FileName
FullFile = cTmpFld & "\" & FileName'SMenyimpan lampiran
oAtt.SaveAsFile (FullFile) 'Mencetak lampiran
Setel objShell = CreateObject (“Shell.Application”)
Setel objFolder = objShell.NameSpace (0)
Setel objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
objFolderItem.InvokeVerbEx (“print”) Berikutnya oAtt'Cleans file temporer
Jika Tidak oFS Tidak Ada Lalu Setel oFS = Tidak Ada
Jika Tidak objFolder Tidak Ada Lalu Setel objFolder = Tidak Ada
Jika Tidak objFolderItem Tidak Ada Lalu Setel objFolderItem = Tidak Ada
Jika Tidak objShell Tidak Ada Lalu Setel objShell = NothingOError:
Jika Err 0 Lalu
MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description
Err. Hapus
Berakhir jika
Keluar dari SubEnd Sub
oAtt.SaveAsFile (FullFile)
Setel objShell = CreateObject (“Shell.Application”)
Setel objFolder = objShell.NameSpace (0)
Setel objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
objFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
OAtt berikutnya
Jika Tidak oFS Tidak Ada Lalu Setel oFS = Tidak Ada
Jika Tidak objFolder Tidak Ada Lalu Setel objFolder = Tidak Ada
Jika Tidak objFolderItem Tidak Ada Lalu Setel objFolderItem = Tidak Ada
Jika Tidak objShell Tidak Ada Lalu Setel objShell = Tidak Ada
OError:
Jika Err 0 Lalu
MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description
Err. Hapus
Berakhir jika
Keluar dari Sub
Akhiri Sub
- Setelah Anda menempelkan kode di dalam Project1 , buka Alat (di bagian atas layar) dan klik Referensi.
- Gulir ke bawah dan centang kotak di samping Microsoft Scripting Runtime. Klik OK untuk menyimpan opsi Anda dan tutup jendela Referensi .
- Sekarang tekan ikon Simpan di sudut kiri atas jendela Visual Basic . Sekarang Anda dapat menutup Visual Basic dengan aman .
- Selanjutnya, buka File dan klik Rules and alerts .
- Klik Aturan Baru, lalu klik Terapkan aturan pada pesan yang saya terima . Klik Next untuk melanjutkan.
- Sekarang Anda perlu memutuskan kondisi yang perlu dipenuhi. Jika Anda ingin semua lampiran Anda dicetak, centang kotak di samping " yang memiliki lampiran". Tekan Berikutnya untuk melanjutkan.
Catatan: Jika Anda tidak ingin mencetak semua lampiran Anda, Anda dapat menggunakan kondisi yang berbeda di sini. Skrip juga harus berfungsi dengan pengirim tertentu atau kata-kata tertentu. - Di jendela berikutnya, centang kotak di dekat menjalankan skrip. Kemudian, klik pada skrip , sorot ThisOutlookSession dan tekan Ok . Selanjutnya, tekan Selesai untuk mengonfirmasi.
- Di jendela Rules and Alerts , pastikan kotak di samping aturan yang baru Anda buat dicentang. Saat itu, tekan Apply.
Catatan: Jika Anda tidak melihat tab Pengembang, buka File dan klik Opsi. Dari sana, klik tab Kustomisasi Pita dan centang kotak di samping Pengembang . Tekan Ok untuk mengonfirmasi. Sekarang, tab Pengembang akan terlihat di pita di bagian atas layar.
Catatan: Jika Anda tidak ingin mencetak semua lampiran Anda, Anda dapat menggunakan kondisi yang berbeda di sini. Skrip juga harus berfungsi dengan pengirim tertentu atau kata-kata tertentu.
Itu dia. Lampiran email secara otomatis akan keluar dari printer segera setelah Anda menerimanya.
Penting: Perlu diingat bahwa ini hanya akan berfungsi saat Outlook dibuka dan akun email Anda dikonfigurasi di komputer khusus ini. Selain itu, pastikan printer Anda sepenuhnya dikonfigurasi dan memiliki semua driver yang diperlukan.
Metode 3: Menggunakan Thunderbird untuk Mencetak Email Secara Otomatis
Mozilla Thunderbird adalah klien email open source gratis. Komunitas di belakangnya sangat aktif, memungkinkan Anda menemukan banyak ekstensi yang akan menambah fungsionalitas yang sudah bagus.
Kembali ke tugas yang ada - mengonfigurasi Thunderbird untuk mencetak email secara otomatis tidaklah sulit, tetapi Anda harus meluangkan waktu. Kami akan menggunakan dua ekstensi: FitaQuilla dan Alat Pencetakan.
Catatan: Perlu diingat bahwa metode ini tidak akan mencetak lampiran dari email. Ini hanya akan mencetak judul dan badan email yang diterima. Jika badan email menyertakan file jpeg atau png, file tersebut juga akan dicetak.
Mengkonfigurasi Thunderbird untuk mencetak email secara otomatis cukup mudah. Satu-satunya kelemahan kecil adalah FitaQuilla - ekstensi tidak diperbarui agar kompatibel dengan versi terbaru Thunderbird, jadi Anda harus menginstalnya secara manual.
Jika Anda memutuskan untuk menggunakan Thunderbird untuk mencetak lampiran email Anda secara efisien, ikuti panduan di bawah ini.
Menggunakan Thunderbird + FitaQuilla + Printing Tools untuk mencetak lampiran email secara otomatis
PS: Metode ini mungkin berhasil atau mungkin tidak berhasil.
- Unduh & instal versi terbaru Thunderbird dari situs resminya.
- Unduh FiltaQuilla dan Opsi Printer ke sistem Anda.
- Buka Thunderbird, ketuk ikon menu di sudut kanan atas dan klik Add-on.
- Ketuk ikon roda gigi dan klik Instal add-on dari file.
- Arahkan ke tempat Anda mengunduh add-on, pilih dan klik Buka .
- Ulangi langkah 4 dan 4 dengan ekstensi lain dan mulai ulang Thunderbird.
- Setelah Thunderbird terbuka lagi, pergi ke Add-ons> Extensions dan klik tombol Options di PrintingTools .
- Pilih opsi Pencetakan global dan centang kotak di samping Cetak tanpa jendela dialog . Tekan Ok untuk menyimpan pilihan Anda.
- Klik tombol menu lagi dan buka Filter Pesan> Filter Pesan.
- Klik tombol Baru untuk membuat filter baru. Mulailah dengan memasukkan nama untuk filter Anda. Lalu, centang kotak di samping Mendapatkan Email Baru dan memfilternya setelah Klasifikasi Sampah . Setelah itu, atur kondisi ke Attachment Status> Is> Has Attachments . Terakhir, atur tindakan terakhir ke Print , lalu tekan Ok untuk menyimpan.
- Sekarang kembali ke jendela Filter Pesan dan pastikan filter diaktifkan.
Itu dia. Klien email Thunderbird Anda sekarang dikonfigurasi untuk mencetak email secara otomatis. Pastikan program ini dihidupkan dan email Anda dikonfigurasi dengan benar di Thunderbird.
